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Métiers de l'AIO : Témoignage d'une assistante d'accueil et d'information

Une semaine avec Sabrina B., Assistante d’accueil et d’information au Fongecif

Sabrina travaille depuis 4 ans dans l’antenne du Rhône du Fongecif, située à Villeurbanne, où elle rejoint chaque semaine l’équipe composée d’une responsable d’antenne, de cinq conseillers et de trois assistantes.

Son planning est organisé selon un roulement de semaines 1, 2 ou 3 réparties entre les trois assistantes d’accueil et d’information. Au cours de sa semaine de travail, Sabrina accomplit trois types de missions par demi-journées : l’accueil téléphonique, la gestion administrative et l’accueil physique.

Lors des permanences téléphoniques, Sabrina reçoit des demandes de tous les publics mais en majorité de la cible du Fongecif qui correspond aux salariés en CDI/CDD et aux demandeurs d’emploi qui ont terminé un CDD. « Le public qui appelle est déjà inscrit par la plateforme téléphonique. C’est donc un deuxième contact pour eux, avec des questions plus spécifiques sur le fonctionnement du Fongecif, des dispositifs, des informations métiers, une prise de rendez-vous, la gestion de leur dossier… ». Si la personne a besoin de travailler sur son projet professionnel ou d’être conseillée sur le financement de son projet, alors Sabrina lui propose un rendez-vous avec un conseiller.

Sabrina s’occupe également du traitement du courrier, répond aux mails adressés à l’antenne et assure la gestion des dossiers de financement (vérification des pièces, transmission aux conseillers…). Une fois par mois, elle prépare les commissions paritaires au cours desquelles les partenaires sociaux décident de financer ou non des projets de formation.

Enfin, l’accueil physique des publics est réalisé par Sabrina de manière individuelle ou collective. Selon le flux, elles peuvent être deux assistantes mobilisées pour accueillir les visiteurs qui entrent dans l’antenne du Rhône. « On les oriente sur de l’information. » C'est-à-dire qu’elles montrent à la personne où trouver l’information en la dirigeant vers le centre de documentation composé de deux ordinateurs avec accès aux sites internet utiles, à une borne informatique, aux programmes de formation et aux fiches CIDJ. « Notre limite est le conseil sur le projet professionnel qui est assuré par les conseillers. ». Sabrina accueille également une quarantaine de personnes lors de réunions d’information générale de deux heures, qu’elle anime. « Nous présentons tous les dispositifs d’aide à la construction du projet professionnel : VAE, bilan de compétences, CIF, CPF… et le fonctionnement du Fongecif (démarche, délai, projet professionnel…). » De temps en temps, elle anime des réunions de présentation spécifique pour le dispositif de la VAE ou du bilan de compétences.

Chaque mercredi matin, elle participe à la réunion d’équipe qui est un temps d’échange d’informations entre les collègues. « Nous traitons certaines questions du public et recevons les messages de la direction. C’est le moment où l’on peut s’exprimer. »

Ponctuellement, Sabrina se déplace sur des forums métiers, emploi ou formation, ce qui favorise la rencontre de partenaires et le travail en réseau. « Cela nous permet d’échanger sur des problématiques communes. »

Enfin, Sabrina apprécie la diversité des missions réalisées et de pouvoir aider les personnes accueillies. « C’est passionnant de travailler sur des projets de vie et des projets professionnels. J’aime être en contact avec le public : écouter, aider et échanger avec eux. »

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