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Via Compétences recrute un(e) Assistante(e) de formation

Via Compétences recrute un(e) Assistant(e) de formation. Ses principales missions seront d'organiser et de gérer les sessions du plan de professionnalisation sur le plan logistique, administratif en collaboration avec l’assistante de formation et la chargée de mission Professionnalisation ; d'assurer un appui administratif et logistique de projets régionaux mis en oeuvre par la structure dans le cadre de l’axe 3 du Plan d’investissement sur les Compétences.

Offre d'emploi

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Dans le cadre du programme annuel de professionnalisation, les principales activités du poste sont :

  • Gestion administrative des sessions de professionnalisation
    - Gérer les inscriptions, les conventions de formation, les convocations
    - Saisir les présences
    - Organiser et assurer le classement et l'archivage des dossiers liées aux sessions
  • Organisation logistique des sessions de professionnalisation 
    - Identifier et réserver les salles, le matériel adaptés, les prestations de restauration
    - Préparer les documents nécessaires au suivi administratif des sessions
    - Assurer les liens nécessaires avec les formateurs, les stagiaires
     
  • Contribution à la préparation et réalisation du plan annuel de professionnalisation
    - Assurer le suivi administratif de la consultation pour sélectionner les prestataires
    - Mettre en page des fiches action
    - Saisir la programmation sur la messagerie
    - Contribuer à la mise à jour du catalogue
    - Créer des sessions sur le progiciel dédié à la gestion du plan
    - Préparation du classement des sessions
    - Préparation de la diffusion de la plaquette de communication du plan
  • Accueil téléphonique
    - Informer, orienter, aider les utilisateurs du plan de professionnalisation dans leurs démarches (inscriptions, information sur les actions, …)
     
  • Participer à l’organisation logistique des événements (conférences, Mondial des Métiers…).

Dans le cadre des projets relevant de l’axe 3 du PIC :

  • Identifier et réserver les salles et le matériel adapté pour les réunions
     
  • Préparer les supports nécessaires aux réunions, goupes de travail
     
  • Appuyer les chargé(e)s de mission dans le reporting des projets.
À noter : une majorité des tâches liées à la gestion administrative et logistique des sessions du plan de professionnalisation sont réalisées à partir du progiciel Gescof.

COMPÉTENCES ATTENDUES

  • Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, outlook) et d’une manière générale aisance avec l’outil informatique
  • Mettre en œuvre et réguler des procédures de gestion 
  • Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte et suivre son travail
  • Savoir organiser et planifier son activité
  • Communiquer efficacement.
Le poste sera localisé sur le site de Lyon. Des déplacements ponctuels seront à prévoir en Auvergne-Rhône-Alpes.
Articulation des absences avec les collègues de la cellule professionnalisation pour assurer une continuité de service.

CONTRAT ET RÉMUNERATION

Contrat à durée déterminé de droit public d'une durée d'un an (avec possibilité de CDI à l'issue du contrat).
Poste à temps plein.
Salaire de 1 600 à 1 700 euros brut par mois selon l'expérience.

CANDIDATURE

Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation à Christelle Masson, responsable du service Accompagnement des professionnels : christelle.masson@via-competences.fr

Pour en savoir plus

Date de publication
10 décembre 2019

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