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Foire aux questions sur le référencement de l'offre de formation

Vous avez une question sur l'enregistrement de vos formations ? Consulter la FAQ !

Qui peut référencer son offre de formation ?

Tout organisme de formation proposant des formations professionnelles continues (FPC), certifiantes ou non et se déroulant sur le territoire Auvergne-Rhône-Alpes, peut référencer son offre dans Ofeli Via Compétences.

Si votre formation se déroule dans une autre région, elle doit être saisie auprès du Carif Oref du lieu de la formation. Les actions en FOAD (Formation Ouverte A Distance) doivent être référencées auprès du Carif Oref du siège de l’organisme de formation.

Vous retrouverez l’ensemble des sites des Carif Oref des autres régions sur le site Intercariforef.org, rubrique Le Réseau / la carte des Carif Oref.

Je souhaite référencer ou renouveler mon offre sur votre site, comment faire ?

Depuis octobre 2019, nous proposons un extranet d’autosaisie vous permettant de référencer votre offre de formation. Ainsi, pour référencer ou renouveler votre offre se déroulant en Auvergne-Rhône-Alpes, nous vous invitons à vous connecter à Ofeli et à créer un compte : www.Ofeli.via-competences.fr.

Connexion et saisie dans Ofeli

Je ne parviens pas à me connecter à Ofeli, que faire ?

Ofeli est optimisé pour les navigateurs Google Chrome et Mozilla Firefox. Si toutefois vous rencontrez des problèmes de connexion, nous vous invitons à vérifier votre adresse e-mail (login) lors de la connexion puis à éventuellement réinitialiser votre mot de passe.

Le message « identification invalide » peut provenir d’un mot de passe erroné ou d’une mauvaise attribution de droits. Si un de vos collaborateurs possède déjà un compte Ofeli, il peut vous donner les droits de référent ou de contributeur.

Si le problème persiste, nous sommes à votre disposition par mail (formation@via-competences.fr) ou par téléphone (04 73 31 82 49).

Je ne parviens pas à enregistrer ma saisie, le chargement tourne sans fin. Comment y remédier ?

Un chargement interminable est le signe que votre compte Ofeli s’est automatiquement déconnecté. Malheureusement, les saisies non enregistrées seront perdues. Pour remédier au problème, vous devez vous déconnecter et vous reconnecter manuellement à Ofeli en cliquant sur votre nom en haut à droite puis sur « se déconnecter ». Vous pourrez alors vous reconnecter avec vos identifiants habituels.

J’ai saisi des formations mais je ne les retrouve pas dans les formations en attente de validation, pourquoi ?

Pour qu’une formation soit correctement envoyée, vous devez procéder à son double enregistrement (session puis action de formation). Un message vert vous indiquant que vos modifications ont été prises en compte s’affichera. Si malgré ce double enregistrement vos formations ne sont ni dans cette liste ni dans la liste de vos formations diffusées, nous vous invitons à nous contacter.

Par ailleurs, une formation supprimée (ou archivée) ne sera plus visible dans votre interface.

Quel financement indiquer dans Ofeli (AIF, OPCO de l’entreprise, etc.) ?

Si vos stagiaires font l’objet d’un financement individuel par Pôle Emploi ou par la Région, le financement à indiquer lors de la création d’une session est « IND – Bénéficiaire de l’action ».

S’ils font l’objet d’un financement par l’OPCO de leur entreprise, le financement à indiquer est « ENTR – Entreprise ».

Les autres financements sont collectifs et font l’objet de conventions spécifiques avec les services publics (Pôle Emploi, Région, Agefiph, etc.)

Dois-je saisir mes formations financées par la Région ?

Les formations collectives financées par la Région ne doivent pas être saisies dans Ofeli. Elles doivent être saisies dans la plateforme EOS (http://www.assistdefc.rhonealpes.fr/spip.php?rubrique73). Les données seront alors automatiquement transmises à Ofeli puis à Kairos.

Les formations régionales individuelles doivent être saisies en financement « IND – Bénéficiaire de l’action ».

Certification et CPF

Comment rendre mes formations éligibles au CPF ?

Pour qu’une formation soit éligible au CPF, elle doit obligatoirement mener à une certification, un diplôme ou une habilitation enregistrée auprès de France Compétences.

Si votre organisme n’est pas certificateur ni valideur mais que vous souhaitez utiliser une certification existante, vous devez vous rapprocher de son certificateur pour obtenir un agrément de sa part. Vous pouvez également établir un partenariat avec un organisme lui-même agréé par le certificateur. Enfin, vous pouvez déposer votre propre certification auprès de France Compétences. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la page dédiée RNCP - Eligibilité - CPF.

L’utilisation d’une certification pour laquelle votre organisme n’est pas agréé peut faire l’objet d’une poursuite pour fraude.

Comment lier la bonne certification ou le bon diplôme à ma formation ?

Si votre formation est certifiante, il est nécessaire de le préciser lors de la création de la formation et d’ajouter la bonne certification. Pour ce faire, il suffit de cocher « oui » à la question « La formation est-elle certifiante ? ». Si vous ne parvenez pas à retrouver votre diplôme dans le moteur de recherche d’Ofeli, nous vous invitons à vérifier son intitulé et son identifiant sur le site de l’Intercarif. Vous pourrez alors utiliser dans le moteur d’Ofeli le code ou l’intitulé trouvé.

Périmètre et transmission de données

À quels applicatifs sont envoyées les données d'Ofeli ?

Les données saisies dans Ofeli sont transmises à différents applicatifs :

Pourquoi mes formations ne sont pas visibles dans Kairos ?

Lorsqu’une formation est saisie dans Ofeli, elle est validée par nos services en trois jours environ. Vous pouvez vérifier son état dans la liste de vos formations. Après sa validation, elle est envoyée à Kairos en environ deux jours. Si, passés ces délais vous ne la retrouvez pas, il s’agira de vérifier que le SIRET de votre compte Kairos est le même que celui utilisé dans Ofeli. Enfin, il conviendra de vérifier le Formacode utilisé.

Où retrouver les identifiants CARIF pour établir mon devis de l'AIF Pôle emploi sur Kairos ?

Le « numéro Carif » demandé dans Kairos correspond à l’identifiant de session présent dans Ofeli. Vous le trouverez dans la colonne « id. session » dans la liste de vos formations diffusées.

Pourquoi mes formations ne sont pas visibles sur Mon Compte Formation ?

Les données d’Ofeli ne sont pas transmises à Mon Compte Formation. Ainsi, pour que vos formations soient visibles sur cette plateforme, vous devez les saisir dans Edof, l’outil de la Caisse des Dépôts et des Consignations.

Structures et données légales

Qu'est-ce que Qualiopi et quelle est son utilité ?

Qualiopi est une certification qualité. A partir du 1er janvier 2022, elle sera indispensable aux organismes de formation qui souhaitent obtenir des financements publics et/ou mutualisés. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre page dédiée Labellisation Qualiopi.

Que faire si mon SIRET ou mon statut a changé ?

Dans le cas d’un changement de SIRET ou de statut, nous vous invitons à nous contacter afin que nous effectuions la modification dans Ofeli.

Il sera nécessaire en parallèle de créer un compte Kairos correspondant à votre nouveau SIRET.

Mon numéro de Déclaration d'Activité est caduc, que faire ?

En cas de caducité du NDA, nous vous invitons à consulter notre FAQ dédiée.

A LA UNE

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Études et prospectives

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