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Via Compétences recrute un(e) Assistante(e) de formation

Via Compétences recrute un(e) Assistant(e) de formation. Ses principales missions seront de contribuer à l’organisation et la gestion des sessions du plan de professionnalisation sur le plan logistique et administratif. Assurer un appui administratif et logistique de projets régionaux mis en œuvre par la structure dans le cadre de l’axe 3 du Plan d’investissement sur les Compétences.

Offre d'emploi

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Dans le cadre du programme annuel de professionnalisation, les principales activités du poste sont :

Gestion administrative des sessions de professionnalisation
  • Gérer la chaine administrative de l’inscription à la facturation
  • Organiser et assurer le classement et l’archivage des informations liées aux sessions conformément aux procédures qualité de la structure (QUALIOPI)
L’organisation logistique des sessions de professionnalisation
  • Pour les sessions en présentiel : Identifier, réserver les salles et le matériel adaptés, réserver les prestations de restauration et en assurer le suivi
  • Pour les actions à distance, gérer la réservation des salles de visio conférence
  • Assurer un appui technique le cas échéant pour aider aux connexions visio des participants
  • Préparer les documents nécessaires au suivi administratif des sessions,
  • Pour certaines sessions en présentiel, organiser la salle et gérer l’accueil des participants
  • Préparer des dossiers documentaires le cas échéant
  • Assurer les liens nécessaires avec les formateurs, les stagiaires
La contribution à la préparation du plan annuel de professionnalisation
  • Assurer le suivi administratif de la consultation pour sélection des prestataires
  • Saisir la programmation annuelle sur les sites dédiés
  • Contribuer à la mise à jour du catalogue,
  • Créer des sessions sur le progiciel dédié à la gestion du plan
  • Préparation du classement des sessions
  • Préparation de la diffusion de la plaquette de communication du plan
La contribution à la mise à jour du site internet dédié à la professionnalisation

L’accueil téléphonique
  • Informer, orienter, aider les utilisateurs du plan de professionnalisation dans leurs démarches (inscriptions, information sur les actions, …)
La contribution à l’organisation logistique des événements (conférences, Mondial des Métiers…)

À noter : une majorité des tâches liées à la gestion administrative et logistique des sessions du plan de professionnalisation sont réalisées à partir du progiciel Gescof

Dans le cadre des projets relevant de l’axe 3 du PIC, les principales activités sont :


Projet collectif de VAE pour les acteurs de la formation

  • Assurer le suivi administratif et financier des parcours VAE des candidats engagés dans le projet
  • Assurer un appui au chef de projet pour l’organisation et le suivi des différents comités, groupes de travail
  • Contribuer aux actions de communication sur le projet : réunions d’information, animation de l’espace collaboratif dédié au projet
     

Projet d’AFEST pour les demandeurs d’emploi

  • Contribuer en lien avec la cheffe de projet au suivi des expérimentations dans les entreprises
  • Assurer un appui au chef de projet pour l’organisation et le suivi des différents comités, groupes de travail
  • Contribuer à l’animation de l’espace collaboratif du projet
     

Projet d’Observation des pratiques des OF

  • Assurer un appui à la cheffe de projet pour l’organisation et le suivi des différents comités, groupes de travail

COMPÉTENCES ATTENDUES

  • Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, outlook) et d’une manière générale aisance avec l’outil informatique
  • Mettre en œuvre et réguler des procédures de gestion 
  • Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
  • Travailler en équipe
  • Savoir rendre compte et suivre son travail
  • Savoir organiser et planifier son activité
  • Communiquer efficacement.
Le poste sera localisé sur le site de Lyon. Des déplacements ponctuels seront à prévoir en Auvergne-Rhône-Alpes.
Articulation des absences avec les collègues de la cellule professionnalisation pour assurer une continuité de service.

CONTRAT ET RÉMUNERATION

Contrat à durée déterminé de droit public d'une durée d'un an (avec possibilité de CDI à l'issue du contrat).
Poste à temps plein.
Salaire de 1 900 à 2 200 euros brut par mois selon l'expérience.

CANDIDATURE

Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation à Christelle Masson, responsable du service Accompagnement des professionnels : christelle.masson@via-competences.fr

Pour en savoir plus

Date de publication
7 avril 2022

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